Često se čini da dan traje prekratko za postizanje svih obaveza. Međutim, uz dobru organizaciju vremena sve može biti produktivnije i efikasnije, a u tome nam mogu pomoći tehnike organizacije vremena.

Dobro isplanirane aktivnosti i pametno iskorišćeno vrijeme jesu ključ za postizanje uspjeha i ostvarenje ciljeva. Postoji mnogo tehnika organizacije vremena, a neke od njih će biti predstavljene u tekstu sa fokusom na organizaciju radnih zadataka, ali dobra organizacija vremena je važna u svim životnim segmentima od posla do učenja, putovanja, slobodnog vremena, obavljanja kućnih poslova, a na sve ove aktivnosti se mogu primijeniti tehnike upravljanja vremenom.

Upravljanje vremenom je proces organizovanja i planiranja raspodjele vremena između određenih aktivnosti i prioriteta. Veća produktivnost i bolje navike, samo su neke od prednosti dobre organizacije vremena. Poboljšano upravljanje vremenom takođe povećava fokus, gradi samopouzdanje i poboljšava ravnotežu između posla i privatnog života i povećava sreću. Dobro upravljanje vremenom takođe smanjuje stres i omogućava brže i lakše postizanje zacrtanih ciljeva.

Možete isprobati sljedećih osam tehnika upravljanja vremenom i pronaći onu koja vam najviše odgovara.

1. POMODORO TEHNIKA

Pomodoro tehnika je način da svoj radni dan podijelite na produktivne sesije i pauze. Ovu tehniku je razvio Francesco Cirillo kasnih 1980-ih dok je studirao, a ostvario je uspješnu karijeru u IT području i poslovnom konsaltingu. Ideja je da radite 25 minuta, zatim napravite pauzu od pet minuta i ponovite ovaj ciklus četiri puta. Nakon četvrte sesije možete napraviti dužu pauzu, obično od 15 do 30 minuta. Svaka sesija je poznata kao pomodoro, od italijanske riječi za paradajz, po kuhinjskom tajmeru u obliku paradajza koji je Cirillo koristio kao student.

Iako se može činiti da ova tehnika upravljanja vremenom prekida radni tok, ona zapravo smanjuje mentalni umor i pomaže u ograničavanju ometanja tokom sesija fokusa.

Primjer Pomodoro tehnike na djelu:

– Radni dan možete započeti sa 25 minuta odgovaranja na mejlove, a onda odvojiti pet minuta pauze za kafu;

– Zatim možete idućih 25 minuta kucati izvještaj, a nakon toga će uslijediti pet minuta pauze za društvene mreže;

– Treću sesiju od 25 minuta možete iskoristiti da završite izvještaj, a pauzu od pet minuta da pregledate vijesti na nekom od portala koji čitate;

– U narednoj sesiji od 25 minuta možete isplanirati i zabilježiti zadatake koje trebate obaviti;

– Nakon ove četvrte sesije slijedi duža pauza od npr. 30 minuta u kojoj možete poslušati epizodu nekog podcasta kojeg pratite, prošetati psa, napraviti voćnu salatu…

– Nakon odrađene duže pauze, ponavlja se cijeli proces sa sesijama.

2. GETTING THINGS DONE (GTD)

GTD je skraćenica za Getting Things Done, tehniku koja djeluje s uvjerenjem da što više informacija pokušavate pratiti, manja je vjerovatnoća da ćete biti produktivni i fokusirani na svoje zadatke. Ova tehnika može biti izuzetno korisna ako se borite sa odugovlačenjem. U pitanju je metoda koju je razvio David Allen u knjizi Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity koja je svjetlo dana ugledala 2001. godine. Knjiga opisuje Allenov sistem produktivnosti. To je efikasan sistem za čišćenje uma od svih inputa u cilju fokusa na stvari koje su zaista važne, što zauzvrat omogućava da se posao uradi na najbolji način i da se jednostavno stvari obave.

Kako u praksi funkcioniše ova tehnika?

– Korak 1. Zabilježite posao koji morate obaviti. Zapišite sve što vam padne na pamet. Ništa nije preveliko ili malo!

– Korak 2. Pojasnite detalje. Obradite ono što ste zabilježili u jasne i konkretne korake akcije. Odlučite je li stavka projekat, sljedeća radnja ili referenca.

– Korak 3. Organizujte zadatke. Stavite sve na pravo mjesto. Dodajte datume u svoj kalendar, delegirajte projekte drugim ljudima, arhivirajte referentni materijal i sortirajte svoje zadatke.

– Korak 4. Rrazmislite o svojim prioritetima. Često pregledavajte, ažurirajte i revidirajte svoje liste.

– Korak 5. Angažujte se. Bacite se na važne stvari i završite najveći dio svog posla.

3. PRAVILO 1-3-5

Ovo pravilo počiva na činjenici da se svakog dana ne može postići beskrajan broj stvari. Metoda 1-3-5 omogućava određivanje prioriteta za najvažniji posao, uz istovremeno obavljanje nekih manjih stvari. Kada sastavljate svoju listu dnevnih obaveza, zapišite devet zadataka koje biste željeli obavljati svaki dan, ali ih razdvojite u pet malih zadataka, tri srednja zadatka i jedan veliki zadatak. Prvo završite velike zadatke, a onda radite na svojim manjim zadacima.

Praktičan primjer metode 1-3-5

– Mali zadaci: slanje brzih mejlova, zakazivanje sastanaka, naručivanje kancelarijskog materijala, itd.

– Srednji zadaci: ažuriranje dokumentacije, pisanje posta, slanje zahtjeva za nabavku, itd.

– Veliki zadaci: pokretanje web stranice, pokretanje marketinške kampanje za klijenta, brainstorming itd

4. URADI ODMAH

Ova metoda upravljanja vremenom je prilično jednostavna: ako će vam zadatak oduzeti manje od nekoliko minuta, uradite ga odmah. Pokušajte da ne dozvolite da ova metoda stane na put vašim hitnim zadacima. Imajte na umu da sve dok obavljanje zadatka traje koliko i zapisivanje i postavljanje podsjetnika, bolje je da ga jednostavno sklonite s puta.

Kako to izgleda u praksi?

Usred ste pisanja izvještaja i morate provjeriti mejlove kako biste preuzeli neke podatke i tada vidite da vam je supervizor poslao zahtjev za dijeljenje pristupa dokumentu. Umjesto da zapišete ovaj zadatak i zamutite svoj mozak još jednim malim zadatkom koji treba obaviti kasnije, samo kliknite tih nekoliko dugmadi i vratite se na svoj izvještaj.

5. POJEDI ŽABU

Ova tehnika upravljanja vremenom je izgrađena na ideji da se najgori dio vašeg dana, tj.  najteži/najdosadniji zadatak prvo obavi. I to je žaba koju treba pojesti. Planiranje dana u skladu sa ovom strategijom omogućava vam da se ujutro uhvatite u koštac s najvećim ili najvažnijim zadacima i učinite ostatak dana ugodnijim. Kada se taj jedan zadatak obavi, ostatak dana će biti lakša vožnja, a vi ćete na početku dana dobiti i zamah i osjećaj postignuća. Kreator ove metode je Brian Tracy u svojoj knjizi Eat That Frog! (21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time) objavljena 2001. godine.

Kako izgleda jedenje žabe?

Vaš dnevni raspored izgleda prilično zabavno: planirate timski ručak, u izradi je post na blogu na temu koju ste predložili i možete doprinijeti kreativnim i inovativnim idejama na brainstorming sastanku. Ali takođe morate napisati izvještaj o završenom projektu, što je vaš najmanje omiljeni zadatak u mjesecu. To je žaba koju treba pojesti. Progutajte je rano u toku dana kako biste mogli uživati u ostatku!

6. VREMENSKI OKVIR (TIMEBOXING)

Ovo je ciljno orijentisana tehnika upravljanja vremenom gdje svaki zadatak ima pridruženi vremenski okvir – ili količinu vremena u kojoj taj zadatak treba biti dovršen. To uključuje dodjeljivanje fiksne, maksimalne jedinice vremena za aktivnost unaprijed, a zatim završetak aktivnosti u tom vremenskom okviru.

Prije svega, važno je odlučiti da li je u pitanju čvrsti ili lagani vremenski okvir.

Čvrsti vremenski okvir znači da se vaš zadatak ili aktivnost mora zaustaviti kada vaš vremenski okvir istekne – čak i ako niste dovršili zadatak. Stvaranje čvrstih vremenskih okvira može biti posebno korisno ako ste skloni perfekcionizmu i često se trudite oko posla koji je već završen. Koristi se za zadatke koji nisu od najvećeg prioriteta.

U labavom vremenskom okviru, kraj vremenskog okvira je prijedlog da završite ono što radite i pređete na sljedeći zadatak. Možete koristiti labave vremenske okvire za složene poslove koji su od većeg prioriteta, posebno ako niste sigurni koliko će tačno trajati zadatak kada počnete.

Praktična primjena ovog pravila može izgledati ovako:

– Počnite tako što ćete identificirati zadatak ili dio posla koji trebate obaviti;

– Odredite koliko dugo taj skup posla treba da traje;

– Pronađite vrijeme u svom kalendaru da obavite taj posao;

– Odlučite da li je to čvrsti ili lagani vremenski okvir;

– Pokrenite vremenski okvir;

– Izbjegavajte ometanja tokom vremenskog okvira kako biste zadržali fokus na zadatku koji imate;

– Završite zadatak, zatim napravite pauzu.

7. TIME BLOCKING

Ovo je metoda planiranja koja dijeli vaš dan na manje “blokove” vremena. Tokom svakog bloka vremena fokusirate se na jedan zadatak ili grupu sličnih zadataka. Proces je jednostavan. Za razliku od liste obaveza, ova metodom ne samo da vam govori šta da radite, već i kada da to uradite.

Iako se čini sličnom prethodnoj tehnici, u pitanju su različite metode ogranizacije vremena. Obe tehnike uključuju dodjelu fiksnih vremenskih perioda aktivnostima – ali, dok time blocking uključuje striktno rezervisanje vremena kada ćete obavljati aktivnost, vremenski okvir uključuje ograničavanje vremena kojeg će vam trebati da obavite aktivnost.

Kako se odvija ova metoda:

Zabilježite pola sata u svom kalendaru svakog ponedjeljka, srijede i petka između 9:30 i 10:00 ujutro kako biste smanjili prijemno sanduče e-pošte na nulu.

8. PARETO PRINCIP

Pareto princip je takođe poznat i kao pravilo 80/20, a precizira da 80% posljedica dolazi iz 20% uzroka, tvrdeći tako neuravnotežen odnos između inputa i outputa. Princip je nazvan po Vilfredu Paretu, italijanskom ekonomisti. Godine 1906. Pareto je primijetio da 20 posto stanovništva Italije posjeduje 80 posto imovine. Predložio je da se ovaj omjer može naći na mnogim mjestima u fizičkom svijetu i teoretizirao je da bi mogao ukazivati na prirodni zakon. Princip ne predviđa da će sve situacije pokazati taj precizan omjer. Uopšteno, princip se može protumačiti tako da se kaže da manjina inputa rezultira većinom outputa.

Evo nekoliko primjera Pareto principa na djelu:

– 20% zaposlenih proizvodi 80% rezultata kompanije.

– 20% vremena određenog zaposlenika daje 80% njegovog učinka.

– 20% investicija kompanije proizvodi 80% profita od ulaganja.

Kako možete primijeniti ovaj princip u vašem radu?

Zapišite svoju listu obaveza za taj dan i saznajte koji će od zadataka imati najveći uticaj na vaš tim, projekat ili posao tog dana.

Zatim se prvo pokušajte fokusirati na 20% zadataka koji će rezultirati sa 80% učinka za dan, prije nego što se uhvatite u koštac s bilo kojim drugim poslom.

Pratite ”Micro mrežu”: